Электронный документооборот и цифровизация предприятия: проблемные вопросы и новации 2024 года

Даты и время проведения: 14 - 15 февраля 2024 года, 10:00 – 17:00 

Государство активным образом инициирует перевод процессов и документов в цифровое пространство, что становится серьезным стимулом развития электронного документооборота. Цифровизация набирает обороты в самых разнообразных сферах деятельности, начиная от бухгалтерского, кадрового учета, учета движения продукции, до полной цифровизации всех бизнес-процессов и сферы управления. 

Несомненно, в первую очередь это касается электронного документооборота, как основы дальнейшей цифровизации. Большинство предприятий или перешли, или продолжают переход на электронный документооборот (ЭДО). Этот переход несет в себе как новые возможности, так и определенные риски. Многие моменты в ЭДО ещё не отрегулированы или урегулированы неясно и вызывают вопросы до сих пор.

Планируется перевести в электронную форму до конца 2024 года до 95% счетов фактур и 70 % товарных и транспортных накладных, выставляемых хозяйствующими субъектами. Закреплены законодательно правила применения электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Активно продвигается взаимодействие компаний и контролирующих органов через электронные системы.

Как повысить эффективность предприятия путем перевода документооборота в цифровой формат; каким образом выстроить кадровый, внутренний, внешний ЭДО; как подготовить внутренние системы компании к внедрению МЧД; на что обратить внимание в новом законе об электронной подписи и машиночитаемой доверенности? Как оптимизировать, модернизировать и расширить систему электронного документооборота с наименьшими затратами? Какие законодательные изменения произошли и каких стоит ожидать?  Как соответствовать новейшим технологиям и за счет этого существенно повысить эффективность работы предприятия?

Курс ориентирован на руководителей и специалистов проектов по внедрению ЭДО, служб ДОУ и электронных архивов, руководителей и специалистов финансово-бухгалтерских служб, юристов, руководителей по информационным технологиям, специалистов отделов автоматизации.

Для выступления приглашены: руководитель проектов автоматизации внутрибанковских процессов; начальник службы электронного архива, Стройтранснефтегаз, консультант Федерального Казначейства; Управляющий Партнер Группы Компаний «Телос Архив», член Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве; руководитель направления ECM-решений, ЭОС. Другие эксперты- практики в сфере электронного документооборота.

Программа:

1. Нормативное регулирование цифровой среды: актуальные изменения. Электронный документооборот в хозяйственной деятельности и в отношениях с государственными органами власти. Межведомственный обмен информацией в рамках контрольно-надзорной деятельности. Государственные информационные системы. ГосЭДО, ГИС ТОР СЭД, ГИС ЦХЭД. Штрафы за нарушения в сфере обработки и распространения информации, автоматическая блокировка электронных ресурсов и другие меры контроля. Переход на российское программное обеспечение как один из ключевых трендов развития рынка систем СЭД/ECM.

2. Управление документами предприятия в условиях СЭД: актуальные и сложные вопросы.   Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности.

• Разработка регламентов, форматов электронных документов.
• Оцифровка и перевод документа на бумажном носителе в электронный вид;
• Оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов; полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов; коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• Маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
• Безопасное хранение документов внутри компании, способы хранения и защиты информации, распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия.
• Тенденции развития электронного документооборота и современных электронных архивов; внедрение элементов искусственного интеллекта в СЭД/ECM.
• Основные критерии выбора оператора ЭДО. Соглашение об ЭДО с контрагентом: как составить правильно, чтобы избежать конфликтов с партнерами и претензий налоговой. Когда оно обязательно? Тонкости и подводные камни при составлении соглашения.

3.  Электронная подпись (ЭП): новации и новые требования. Машиночитаемое право в РФ. Новое в законодательстве об электронной цифровой подписи (ЭЦП). Риски и проблемы, которые могут возникнуть в связи с введением новых правил об ЭП. Новый порядок получения ЭП на лиц, действующих без доверенности / на основе МЧД. Выдача и проверка машиночитаемой доверенности, проблемы в этой сфере. Схема работы с МЧД по отчетности и в ЭДО. Организационные задачи: назначение ответственных сотрудников, подготовка положения об использовании МЧД, издание соответствующих приказов. Как составлять и проверять полномочия по МЧД? Как организована возможность передоверия по МЧД? Как передать полномочия не физлицу, а организации? Прекратит ли МЧД действовать при смене руководителя организации, реорганизации и т.п.? Как прекратить действия и отозвать МЧД?  Новые сервисы ФНС России для работы с электронными доверенностями. Дальнейшие перспективы применения МЧД.

4. Типичные ошибки при применении электронных документов, убивающие их юридическую значимость.

5. Переписка, осуществляемая по e-mail, в мессенджерах, социальных сетях и иным образом.  Правовой статус переписки. Риски при использовании электронных сообщений. Идентификация в электронных сообщениях. Способы доказывания и технические средства в отношении электронных сообщений.

6. Электронный документооборот первичными учетными документами и счетами-фактурами в 2024 г. Универсальный передаточный документ, счет-фактура, ТН, ТТН, путевой лист. Алгоритм согласования и принятия первичного электронного документа к бухгалтерскому и налоговому учету. Унифицированные форматы электронных документов, предложенные ФНС. Обязательно ли их применять? Особенности электронной отчетности: рекомендации по организации электронного документооборота с налоговыми органами, типичные ошибки. Правила заполнения транспортной накладной для обеспечения возможности взаимодействия с ГИС электронных перевозочных документов. Электронный акт сдачи строительных работ.

7. Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Сквозной контроль движения маркированной готовой продукции от производителя до конечного потребителя, Передача электронных данных в систему маркировки и в подразделения предприятия, ведущие учет. Обмен электронными данными между подразделениями предприятия. Универсальные передаточные документы в системах ЭДО. Использование штрих-кодов при инвентаризации и организации аналитического учета. Сбор сведений о различных хозяйственных операциях через онлайн-кассы.

8. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат. Полный цикл кадрового ЭДО: как построить систему ЭКДО в компании и соблюсти максимальную безопасность. Цифровой профиль физического лица. Справки, заявления и СНИЛС в электронном виде. Электронные трудовые книжки и трудовые договоры. Автоматическая идентификация и проверка налогового статуса, платежеспособности, отсутствия судимости, нахождения в реестре дисквалифицированных физических лиц при выдаче банковских кредитов, оформлении льгот и пособий, приеме на работу. Учет рабочего времени при помощи электронной системы пропусков на предприятии (электронная проходная). Как с помощью ЭКДО обеспечить контроль исполнительской дисциплины и повысить производительность. Электронное взаимодействие с Цифровой платформой «Работа в России», порталом Госуслуги.

Участникам, успешно завершившим обучение, выдается Удостоверение о повышении квалификации. Для оформления Удостоверения необходимо предоставить: копию паспорта; копию диплома о высшем или среднем профессиональном образовании; копию документа, подтверждающего изменение фамилии (если менялась). Все документы необходимо выслать не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала семинара на электронный адрес.

©РФОП Экономика и Управление, 2024 г.

---

Стоимость on-line трансляции: 26 550* руб. (НДС не облагается)