Электронные трудовые книжки могут стать реальностью

31 октября 2018

Минтруд планирует заменить бумажные трудовые книжки на электронные сведения.

Новшества хотят вводить постепенно. С 2020 года работодателям нужно будет заботиться одновременно об электронных и бумажных книжках. От привычных книжек начнут отказываться с 2021 года и, возможно, с 2027 года их перестанут вести вовсе.

В чем отличия электронной от бумажной трудовой книжки

Главное отличие — сведения о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в электронном виде у работодателя и в ПФР.

Сохранится практически вся информация, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Не будет только записей об образовании сотрудника и его поощрениях.

Минтруд не планирует полностью отказаться от бумаги. Работодатель должен будет выдавать работнику на бумажном носителе заверенные сведения:

в период работы по заявлению сотрудника;
в день увольнения.

Как подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки

Минтруд предложил перечень мер, которые помогут перейти на новые правила. В 2020 году может понадобиться:

с участием выборного органа профсоюзной первички подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты;
изменить соглашения и коллективные договоры;
письменно уведомить работников о грядущих изменениях.

Также придется обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.

Планируется, что в 2020 году нужно будет вести оба вида книжек для всего коллектива.

За этот год работники смогут написать заявление о том, что хотят продолжить пользоваться бумажными трудовыми книжками. Тогда их придется вести до 2027 года, если работник не откажется от такого формата раньше.

Если работник заявление не напишет, с 2021 года нужно будет отдать ему бумажную книжку, оставив лишь электронные сведения. Исключение составят те, кто:

заключает трудовой договор впервые;
изменил место работы;
временно отсутствовал до 2021 года, но за ним сохранялось место работы (например, был в отпуске по уходу за ребенком).

Такие лица смогут с 1 января 2021 года до 1 января 2027 года обратиться к работодателю с заявлением о ведении бумажной трудовой книжки.

Как часто придется подавать электронные сведения

В 2020 году информацию о работнике понадобится направлять в ПФР ежемесячно, а с 2021 года — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, согласно которому изменились сведения о работнике.

С 2021 года хотят ввести административную ответственность для должностных лиц, которые неоднократно в календарном году нарушают сроки подачи сведений либо направляют неполную или искаженную информацию. За это будет грозить предупреждение.

Документы:
Проект федерального закона (публичное обсуждение завершается 26 ноября 2018 года)
Проект федерального закона (публичное обсуждение завершается 26 ноября 2018 года)
Проект федерального закона (публичное обсуждение завершается 26 ноября 2018 года)

Назад к списку