Курс повышения квалификации Система электронного документооборота предприятия. технологии внедрения, модернизации и управления СЭД. современные требования и решения
Даты и время проведения: 19.07.18 - 20.07.18, 10:00-17:00
Необходимость и эффективность использования СЭД уже давно никому не нужно доказывать. Однако компании не останавливаются в поиске своей идеальной СЭД. Разработки, установленные много лет назад, морально устаревают. Они либо не справляются с возложенными на них задачами, либо справляются недостаточно эффективно, а любое их развитие становится невозможным или крайне рискованным.
К тому же развиваются сами предприятия, их потребности растут, появляются новые цели и задачи, при достижении которых происходит изменение, совершенствование процессов, появление новых документов, изменение маршрутов движения документов, увеличение количества пользователей, появляется необходимость внедрения новых инструментов (например, мобильных приложений, расширения спектра бизнес-решений).
Как грамотно и эффективно организовать процесс внедрения СЭД? Как понять, что имеющаяся информационная система не соответствует изменившимся потребностям компании? На какие факторы обращать внимание? В каких случаях правильнее принимать решение в пользу выбора и внедрения новой СЭД? Когда можно решить проблему путем настройки или модернизации имеющейся информационной системы? Что делать, если с помощью СЭД изначально было автоматизировано незначительное количество процессов управления документами?
Как соответствовать новейшим тенденциям рынка информационных технологий и за счет этого существенно повысить эффективность работы предприятия?
Программа курса составлена в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по управлению документацией организации", утвержденным Приказом Минтруда России от 10 мая 2017 года N 416н.
Курс ориентирован на руководителей и специалистов служб ДОУ, общих отделов, канцелярий, архивов, секретариатов, помощников руководителей, отвечающих за организацию и ведение документооборота, специалистов IT-служб, решающих задачи внедрения и модернизации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов.
ПРОГРАММА:- Государственная политика в области автоматизации ДОУ, требования к системам электронного документооборота и делопроизводства (СЭД). Программа «Цифровая экономика Российской Федерации» (распоряжение Правительства РФ от 28 июля 2017 года № 1632-р), какое влияние она может оказать на работу с документами. Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами: ГОСТ Р 53898-2013, Постановление от 26.04.2016 N 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; ГОСТ Р 7.0.97-2016; ГОСТ Р 7.0.8-2013; Серия стандартов ИСО 30300.
- Внедрение / модернизация СЭД на предприятии, основные этапы, проблемы и их решения. Запуск проекта по автоматизации делопроизводства. Роль службы ДОУ в составлении ТЗ, внедрении, сопровождении и обслуживании СЭД. Организация рабочей группы. Составление плана внедрения СЭД и определение бюджета. Оптимизация существующих документационных процессов. Выбор программного продукта для корпоративной СЭД, критерии выбора: нагрузочные характеристики, надежность, масштабирование, гибкость и универсальность платформы, возможность интеграции, система поиска, интерфейс, стоимость лицензий системы и услуг по внедрению и др. Взаимодействие заказчика и разработчика. Что нужно отобразить в ТЗ? Разработка и утверждение регламента работы. Модернизация технической инфраструктуры. Организационно-психологические факторы, усложняющие внедрение или модернизацию СЭД: недоверие электронному документообороту, низкая компьютерная грамотность персонала, необходимость разработки нормативной базы по использованию СЭД для сотрудников. Обучение персонала и доведения до каждого ответственности за несоблюдение принятых регламентов. Локальные нормативные акты, регламентирующие применение СЭД.
- Автоматизированное управление документами предприятия. Централизация управления. Понятие «workflow». Поддержка и контроль жизненного цикла документа. Построение маршрутов движения документов. Понятие прямоточности движения документа. Организация совместной работы над документацией и обмен данными между подразделениями. Разграничение полномочий сотрудников компании и управление доступом. Интеграция СЭД с существующими финансовыми, производственными, аналитическими системами предприятия, экспорт данных. Оптимизация бумажного делопроизводства как обязательное условие перехода на электронный документооборот. Совмещение бумажного и электронного документооборота. Перевод документов в электронную форму. Формирование поручений и отчетов в СЭД. Системы контроля исполнения документов. Оптимизация маршрутов и сокращение документооборота. Обеспечение сохранности электронных документов.
- Составление и оформление электронного документа. Основные требования. Создание документов. Формуляр документа. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки, их виды. Использование шаблонов. Оформление документов. Штрих-кодирование для обеспечения идентификации документа.
- Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Проблемы и возможные решения, отечественный опыт и опыт зарубежных стран. Стандарты, руководства и методические рекомендации. Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения. Вопросы сроков хранения и уничтожения документов. Хранение электронной почты, мгновенных сообщений, баз данных, веб-сайтов. Особенности экспертизы ценности электронных документов.
- Проблемы обеспечения юридической значимости, целостности и аутентичности электронных документов. Электронная подпись – обеспечение юридической значимости электронного документооборота. Федеральный закон «Об электронной подписи» (в ред. 2016). Регламент использования ЭП. Виды подписей и особенности использования. Организация обмена юридически значимыми документами: с государственными организациями, между организациями всех форм собственности.
- «Серые зоны» российского законодательства об электронных документах: как защитить интересы организации. Порядок предоставления в суды электронных документов. Работа с жалобами и обращениями граждан. Защита персональных данных.
- Проблемы и пути обеспечения режима конфиденциальности электронного делопроизводства. Информационная безопасность и защита информации. Анализ рисков.
- Облачный электронный документооборот. Новые технологии в развитии электронного документооборота. Применение облачных сервисов. Облачные сервисы для хранения и работы с электронными документами. Опыт применения облачных сервисов в электронном документообороте. Опыт применения облачных сервисов в государственных структурах и электронном правительстве. Мобильный офис руководителя.
- Тренды СЭД-2018: укрупнение проектов СЭД, горизонтальное и вертикальное масштабирование ранее введенных решений; юридически значимый документооборот с внешними компаниями; отказ от бумаги; мобильность для всех; миграция крупных компаний на новые; современные ECM-системы и платформы; ROI-подход (ориентация на результативность для бизнеса); технология блокчейна; облачные СЭД. Что такое ECM (Enterprise content management) системы, сравнение с классическими СЭД. Интеграционная составляющая СЭД/ECM, взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и с порталом ССТУ (Сетевой справочный телефонный узел); интеграция СЭД с социальными сетями, чат-ботами, мессенджерами и видеоконференцсвязью.
- Сравнительный анализ современных систем автоматизации работы с документами Преимущества и недостатки.
- Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности.
Участникам, успешно завершившим обучение, выдается Удостоверение о повышении квалификации в объеме 16 ак.ч. (Лицензия Серия 77Л01 №0008561 Рег. №037737 от 08 августа 2016)*
Для оформления Удостоверения необходимо предоставить: копию паспорта; копию диплома о высшем или среднем профессиональном образовании; копию документа, подтверждающего изменение фамилии (если менялась). Все документы необходимо выслать не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала семинара на электронный адрес учебного центра.
Очное участие по адресу: Москва, Славянская площадь, д.2/5/4, Дом Металлургов, 5 этаж, конференц-зал.